OA系统中工作流系统到底有什么作用

OA系统中工作流系统到底有什么作用

作为当前应用最为广泛的企业管理软件,OA办公自动化软件自有其“过人之处”,工作流就是其中之一。


 下面就来一起认识OA办公自动化软件的工作流。
 工作流是个什么东西?   
 工作流概念起源于生产组织和办公自动化领域,是针对日常工作中具有固定程序活动而提出的一个概念,目的是通过将工作分解成定义良好的任务或角色,按照一定的规则和过程来执行这些任务并对其进行监控,达到提高工作效率、更好的控制过程、 增强对客户的服务、有效管理业务流程等目的。
OA办公自动化软件引入工作流之后会怎样?
 在OA系统还没有引入工作流这个核心功能时,许多公司采用纸张表单,手工传递的方式,一级一级审批签字,工作效率非常低下,对于统计报表功能则不能实现。而OA系统中增加工作流后,使用者只需在电脑上填写有关表单,会按照定义好的流程自动往下跑,下一级审批者将会收到相关资料,并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等,大大提高了效率,实现了知识管理,提升了公司的核心竞争力。
 工作流在OA办公自动化软件的具体应用范围有哪些?
 工作流在OA办公自动化软件的具体应用可以大概分为六类:
1、关键业务流程:订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等。
2、行政管理类: 出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。
3、人事管理类: 员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。
4、财务相关类: 付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。
5、客户服务类: 客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等。
6、特殊服务类: ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。
OA办公自动化软件应用工作流的意义何在?
 对于OA办公自动化软件来讲实现流程管理也就是实现工作流的畅通。工作流就像纵横交错的管道,构成一张严密的办公网络,连接起企业内每个人、岗位、部门、事务,这张网络的顺畅与否,决定了企业办公效率和执行力的高低。
 工作流包括三个要素:人、事、法,也就是什么人、什么事、怎么做。这里面的“法”也就是做事的方法、流程和规则,是工作流的精髓。
 因为中国企业管理特点的不同,工作流程往往比较复杂。如果不借助一个有效的管理工具,在执行的过程中经常出现各种问题,如越级、越岗、错位、推诿、拖延、有始无终、无从追溯、难以考核等。
 所以对于OA办公自动化软件而言,工作流的应用能够让其发挥最大的价值。换言之,就是能够最大化的提升企业的办公效率,提升企业的核心竞争力。

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